取引先へからのメールで添付ファイルを忘れられた場合の連絡方法

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仕事をしていると、誰もが時折ミスを犯すことがあります。

特によくあるミスの一つとして、メールで添付ファイルを忘れてしまうことが挙げられます。

もし取引先からのメールでこのようなミスが起きた場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。

お願いしにくいことかもしれませんが、この状況を適切に処理する方法を知っておくことは大切です。

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取引先メールで添付ファイルが確認できない場合の正しい連絡方法

添付ファイルを忘れることは、誰にでも起こりうる一般的なミスです。

時には自分が忘れることもありますし、取引先からのメールに添付ファイルが添付されていないこともあります。

このような状況は伝えづらいものですが、業務を進めるためにはファイルが必要な場合が多くあります。

添付ファイルがないときは、その事実をきちんと伝えて、再送を依頼するのが良いでしょう。

連絡方法はメールでも電話でも大丈夫です。

メールでのやり取りが主流であれば、返信メールで添付ファイルが見つからないことを簡潔に伝えるのも一つの方法です。

再送依頼の参考文例

「ご送信いただいたメールを拝見しましたが、添付ファイルが見当たりませんでした。

大変お手数ですが、もう一度送っていただけますでしょうか。ご対応いただければ幸いです。」

このように伝えると、相手もスムーズに対応してくれることでしょう。

再送依頼メールの例文

件名: [メールの件名]に関する添付ファイルのお問い合わせ

本文: [取引先の会社名] 御中 お世話になっております。[あなたの名前]と申します。

先日いただいた[メールの件名]の件ですが、添付ファイルが見当たりませんでした。

もし添付忘れがあった場合は、恐縮ですが再送をお願いできますでしょうか。

お手数をお掛けしますが、ご対応いただければ幸いです。

件名: [メールの件名]添付ファイルについての再送依頼

本文: [取引先の担当者名] 様 いつもお世話になっております。

[あなたの名前]と申します。

[メールの件名]に関するメール、ありがとうございました。

先日いただいたメールで、添付ファイルが含まれていないことに気づきました。

ファイルが必要な内容だったため、お手数ですが再送いただけないでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認とご対応をお願い申し上げます。

件名: [メールの件名]添付ファイルについての再送依頼


本文:[取引先の担当者名] 様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。


この度は[メールの件名]のメールをありがとうございました。

ファイルが添付されていなかったようです。

可能であれば、再度添付ファイルを送っていただけますか。


お忙しい中恐縮ですが、ご確認とご対応のほどお願い申し上げます。

自分がメールで添付ファイルを忘れた場合の対処方法

ビジネスシーンでは、時にメール送信時に添付ファイルを忘れることがあります。

このような場合、特に取引先へのメールであれば、すぐに対応することが重要です。

自分が添付ファイルを忘れたことに気づいたら、取引先に指摘される前に迅速に対応しましょう。

対応は、取引先から添付ファイルを忘れた場合と同じく、メールで行うのが一般的です。

ただし、より丁寧な対応が必要と思われる場合は、電話で直接謝罪するとよいでしょう。

その際、メールのタイトルや送信時間を明記することで、相手がメールをすぐに見つけやすくなります。

添付ファイルを忘れた際の謝罪メールの書き方

謝罪のメールでは、

「以前送った○○についてのメールで、添付ファイルの添付を忘れてしまったことをお詫び申し上げます。

大変申し訳ございません。

こちらに添付ファイルを同封し、再度ご確認いただけますようお願いいたします」

と伝えるのが良いでしょう。こうすることで、問題を丁寧に解決することができます。

再送メールの例文

件名: [メールの件名]についての添付ファイル追加送信について

本文: ご担当者様、 お世話になっております。

[あなたの名前]です。

先ほど送信したメールにおいて、重要な添付ファイルを含めるのを忘れてしまいました。

この不手際によりご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありません。

こちらが添付すべきファイルです。

ご確認のほどお願い申し上げます。

今後はこのようなミスがないよう注意いたします。

ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

件名: [メールの件名]添付ファイル漏れに関して

本文: [取引先の会社名] 御中

本日、お送りした[メールの件名]のメールについて、添付ファイルを含めるのを忘れてしまいました。

業務上重要なファイルを忘れてしまい、大変申し訳ありません。

こちらに添付ファイルを同封いたします。

ご確認いただき、必要な追加情報がございましたら教えてください。

今後はこのようなミスがないように注意いたします。

この度はご不便をおかけし、お詫び申し上げます。

件名: [メールの件名]の添付ファイル追加について

本文: [取引先の担当者名] 様

先日、お送りした[メールの件名]のメールについて、肝心の添付ファイルを送るのを忘れてしまいました。

この不手際によりご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。

今後はこのようなミスがないよう十分注意を払います。

この度はご面倒をおかけして申し訳ありませんでした。

まとめ

仕事をしていると、完璧を目指していても、誰しもミスをすることがあります。


その中でも、メールでの添付ファイルを忘れることはよくあるミスの一つです。


もし取引先からのメールで添付ファイルを忘れてしまった場合、言いにくい気持ちになるかもしれませんが、例文を参考にお願いしてみてください。

また、ご自身が添付を忘れた場合には、迅速に対応するようにしましょう。

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