取引先へからのメールで添付ファイルを忘れられた場合の連絡方法

仕事をしていると、誰もが時折ミスをしてしまうことがありますよね？

特によくあるミスの一つとして、メールで添付ファイルを忘れてしまうこと！

私も何度かしたことがありますし、先方からいただいたメールに添付ファイルが無い時もありました。

もし取引先からのメールでこのようなことがあった場合、どのように対処すれば良いのでしょう。

お願いしにくいことかもしれませんが、この状況を適切に処理する方法を知っておくことは大切です。

取引先メールで添付ファイルがない場合の正しい連絡方法

添付ファイルを忘れることは、誰にでも起こりうる一般的なミスなのです。

自分が忘れることもありますし、取引先からのメールに添付ファイルが添付されていないこともあります。

このような状況を伝えることってとても言いにくいことですけれど、業務を進めるためにはファイルが必要なので連絡しなくてはなりません。ツライですけど。

どれほど言いにくくても添付ファイルがないときは、その事実をきちんと伝えて、再送を依頼してください。

連絡方法はメールでも電話でも大丈夫です。

メールでのやり取りが主流であれば、返信メールで添付ファイルが見つからないことを簡潔に伝えてくださいね。

その文例をご紹介します。

再送依頼の参考文例

「ご送信いただいたメールを拝見しましたが、添付ファイルが見当たりませんでした。

大変お手数ですが、もう一度送っていただけますでしょうか。ご対応いただければ幸いです。」

このように伝えると、相手もスムーズに対応してくれることでしょう。

再送依頼メールの例文

自分がメールで添付ファイルを忘れた場合の対処方法

ビジネスシーンでは、時にメール送信時に添付ファイルを忘れることがあります。

このような場合、特に取引先へのメールであれば、すぐに対応することが重要です。

自分が添付ファイルを忘れたことに気づいたら、取引先に指摘される前に迅速に対応しましょう。

対応は、取引先から添付ファイルを忘れた場合と同じく、メールで行うのが一般的です。

ただし、より丁寧な対応が必要と思われる場合は、電話で直接謝罪するとよいでしょう。

その際、メールのタイトルや送信時間を明記することで、相手がメールをすぐに見つけやすくなります。

添付ファイルを忘れた際の謝罪メールの書き方

謝罪のメールでは、

「以前送った○○についてのメールで、添付ファイルの添付を忘れてしまったことをお詫び申し上げます。

大変申し訳ございません。

こちらに添付ファイルを同封し、再度ご確認いただけますようお願いいたします」

と伝えるのが良いでしょう。こうすることで、問題を丁寧に解決することができます。

再送メールの例文

まとめ

仕事をしていると完璧を目指していても、誰しもミスをすることがあります。

その中でも、メールでの添付ファイルを忘れることはよくあるミスの一つです。

もし取引先からのメールで添付ファイルを忘れてしまった場合、言いにくい気持ちになるかもしれませんが、例文を参考にお願いしてみてください。

また、ご自身が添付を忘れた場合には、迅速に対応するようにしてください。

先方もそれほど、「大きなミスだ」とは思われませんので怖がらず「申し訳ございません」と再度メールしてくださいね。