お仕事をしていると、誰にでもうっかりミスはあるものですよね。
なかでもよくあるのが、「メールの添付ファイルを忘れてしまう」というもの。
私自身も何度かやってしまったことがありますし、逆に取引先からのメールに添付ファイルがなかった…なんて経験もあります。
とはいえ、こちらとしては必要な資料が届いていないわけですから、連絡しないわけにはいきません。
でも、「添付されていませんよ」と伝えるのって、なんだか気まずいものですよね。
今回は、そんなときにやんわり・丁寧にお願いする方法を、例文と一緒にご紹介します。
自分が忘れてしまった場合の対処法や、ミスを防ぐための工夫についてもお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
添付ファイルを忘れるのは誰にでもあること
添付ファイルのつけ忘れは、ビジネスメールではよくあるミスのひとつです。
自分が忘れてしまうこともありますし、取引先から届くメールに添付がないということも珍しくありません。
でも、どんなに言いにくくても、「添付されていなかったようです」と伝えなければ、業務が進められませんよね。
そういうときは、やわらかい表現で、丁寧に伝えることを心がけてみてください。
連絡手段は、メールでも電話でもOKでう。
普段のやり取りがメール中心であれば、そのまま返信メールで「添付ファイルが見当たらない旨」を簡潔に伝えれば大丈夫です。
伝えるのは少し気が引けるかもしれませんが、添付ファイルの有無を確認するのはお互いのため。
相手の方も、「添付がないようです」と伝えたくらいで気を悪くされることはありませんので、どうか安心してくださいね。
以下のポイントを押さえておくと、よりスムーズなやり取りができますよ。
たとえば、返信スピードを重視する企業や、フォーマルな敬語を好む企業もあります。
日頃のやりとりからその企業の「マナーの傾向」を掴んでおくと、違和感のない自然な対応ができます。
そこで「お手数をおかけしますが」や「ご確認いただけますと幸いです」など、クッション言葉を入れることで、やさしい印象になります。
また、「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といった表現も、やんわり伝えたいときに便利です。
タイミングと手段を状況に応じて使い分ける
急ぎの資料であれば、電話でのお願いの方が良い場合もあります。
一方、内容を記録として残しておきたい場合や、急ぎでないならメールで問題ありません。。
重要な取引や納期が絡むような場面では、「今すぐ伝えるべきか」「どの方法が良いか」を考えるようにしてみましょう。
これらのポイントを活用することで、取引先に応じた柔軟で丁寧な対応が可能となり、スムーズなビジネスコミュニケーションが実現します。
添付ファイルの再送をお願いするときの例文
添付忘れを伝えるときは、簡潔で丁寧な表現を使うのがポイントです。
以下に、いくつかの例文をご紹介しますので、状況に合わせて使ってみてください。
ご送信いただいたメールを拝見しましたが、添付ファイルが見当たりませんでした。
大変お手数ですが、再度送っていただけますと助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
いちばんシンプルな伝え方の一例です。
このように伝えると、相手もスムーズに対応してくれることでしょう。
再送依頼メールの例文
会社宛ての例文
件名： [メールの件名] に関する添付ファイルのご確認のお願い
本文：
[取引先の会社名] 御中
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先ほどいただいた[メールの件名]につきまして、添付ファイルが見当たりませんでした。
お手数ですが、再送をお願いできますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
担当者名宛ての例文
件名： [メールの件名] 添付ファイルについての再送依頼
本文：
[担当者名] 様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日いただいたメールにて、添付ファイルが確認できませんでした。
ご多忙のところ恐れ入りますが、再送いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
件名: [メールの件名]添付ファイルについての再送依頼
本文:[取引先の担当者名] 様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
この度は[メールの件名]のメールをありがとうございました。
ファイルの添付が見つけれらませんでした。
ご確認いただき、再度添付ファイルを送っていただけますか。
お忙しい中、恐縮ですが、ご確認とご対応のほどお願い申し上げます。
自分がメールで添付ファイルを忘れた場合の対処方法
ビジネスシーンでは、時にメール送信時に添付ファイルを忘れることがあります。
このような場合、特に取引先へのメールであれば、すぐに対応することが重要です。
自分が添付ファイルを忘れたことに気づいたら、取引先に指摘される前に迅速に対応しましょう。
対応は、取引先から添付ファイルを忘れた場合と同じく、メールで行うのが一般的です。
ただし、より丁寧な対応が必要と思われる場合は、電話で直接謝罪するとよいでしょう。
その際、メールのタイトルや送信時間を明記することで、相手がメールをすぐに見つけやすくなります。
件名： [メールの件名] 添付ファイルの再送について
本文：[取引先の会社名／担当者名] 様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
○○日○○時にお送りしたメールに添付ファイルを添付し忘れてしまいました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。
改めてこちらに添付させていただきますので、ご確認をお願いいたします。
今後はこのようなことのないよう、十分注意してまいります。
添付忘れを防ぐためのちょっとした工夫
メール送信前の「添付ファイル確認」リストを活用するメールを作成したら、送信前に「添付ファイル確認」を行う習慣をつけましょう。
送信ボタンを押す前に「添付ファイルが必要か」「ファイルの種類や内容が合っているか」を確認するリストを作成しておくと便利です。
小さなチェックリストをデスクに置いたり、PCのメモ帳機能に保存しておくと、確認を忘れにくくなります。
「添付ファイル」キーワードで自動アラートを活用する「添付」や「ファイル」というキーワードが本文に含まれている場合、添付ファイルの確認を促すアラートが出る機能を持つメールソフトもあります。
このようなツールを活用することで、添付の付け忘れに気づきやすくなり、メール確認がさらにスムーズになります。
添付ファイル確認を含むチェックルーティンを作る送信前に、件名・本文の確認とともに必ず添付ファイルの有無を確認するルーティンを作成するのも有効です。
例えば、「件名→本文→添付ファイル」の順で確認するルールを決めることで、スムーズな流れの中で付け忘れを防ぐことができます。
日常的にルーティン化することで、ミスのリスクが減ります。
添付ファイルを忘れた際の謝罪メールの書き方
謝罪のメールでは、
「以前送った○○についてのメールで、添付ファイルの添付を忘れてしまったことをお詫び申し上げます。
大変申し訳ございません。
こちらに添付ファイルを同封し、再度ご確認いただけますようお願いいたします」
と伝えるのが良いでしょう。こうすることで、問題を丁寧に解決することができます。
再送メールの例文
件名: [メールの件名]についての添付ファイル追加送信について
本文: ご担当者様、 お世話になっております。
[あなたの名前]です。
先ほど送信したメールにおいて、重要な添付ファイルを忘れてしまいました。
この不手際によりご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありません。
再送させていただきます。。
ご確認のほどお願い申し上げます。
今後はこのようなミスがないよう注意いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
件名: [メールの件名]添付ファイル漏れに関して
本文: [取引先の会社名] 御中
本日、お送りした[メールの件名]のメールについて、ファイルの添付がもれておりました。
業務上重要なファイルを忘れてしまい、大変申し訳ありません。
こちらに添付ファイルを同封いたします。
ご確認いただき、必要な追加情報がございましたらお知らせくださいませ。
今後はこのようなミスがないように注意いたします。
この度はご不便をおかけし、お詫び申し上げます。
件名: [メールの件名]の添付ファイル追加について
本文: [取引先の担当者名] 様
先日、お送りした[メールの件名]のメールについて、肝心の添付ファイルを送るのを忘れてしまい申し訳ございません。。
この不手際によりご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなミスがないよう十分注意を払います。
この度はご面倒をおかけして申し訳ありませんでした。
まとめ
ビジネスの場では、どんなに注意していてもミスはつきものです。
添付ファイルを忘れてしまったり、相手からのメールに添付がないと気づいたときも、慌てず、丁寧に対応することが大切です。
今回ご紹介した文例を使えば、やんわりとお願いする表現もきっと難しくないはず。
相手も、「丁寧に教えてくれてありがとう」と思ってくれるはずですよ。
そして、自分がミスをしたときも、素直に謝って早めに対応することが信頼につながります。
ちょっとした工夫で、メールのやり取りがよりスムーズに、そして心地よいものになりますように。
