新入社員が社内外に対して送る挨拶メールの作成方法とサンプルをご紹介

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社会人生活をスタートさせる上で、自己紹介は不可欠なものです。

しかし、全ての職場で面と向かって直接行う訳ではありません。

特に、多様なフロアや部門へのご挨拶が必要な場合、メールが役立つことがあります。

そのような場面では、注意すべき点や、どんなメールを送ればいいのかを、社内と社外に分けてご説明します。

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新入社員向け挨拶メールマニュアル

挨拶メールを送る際に覚えておくべきポイントをいくつか紹介します。

挨拶メールはいつ送るべきか?

挨拶メールは、就職初日に送るべきです。

入社と同時に行われる自己紹介としての挨拶ですから、遅れるとその目的を果たせません。

企業文化によって異なりますが、遅れるよりは早めに行うことが好ましいです。

自分のメール設定が完了したら、直ちに上司の承認を得て、速やかに実行しましょう。

メールの件名は、内容がすぐに理解できるようにする

メールの件名は、内容が一目でわかるようにすることが重要です。

「ご挨拶」とだけ書かれていても、その内容が何かが不明瞭です。

また、新入社員だと自分の名前を 記載しても「この人は誰だろう?」と考えられることが多く、伝わりにくくなります。

その上、件名次第では迷惑メールと間違えられる恐れもあるため、慎重に選ぶ必要があります。

挨拶メールの本文は、簡潔かつはっきりと

メールでは、不必要に長い文章を避けるべきです。

長々とした中身のない挨拶は、受け手にとっても煩わしいものです。

「この人は一体何を言いたいのか?」と思われてしまい、悪い印象を与えかねません。

初めての印象は重要ですから、簡潔で明確な文章を心がけましょう。

挨拶メールに含めるべき重要な情報

自己紹介としてのフルネーム・・・ 自分の名前は、フルネームで書くようにしましょう。

読みにくい名前の場合は、フリガナも併記すると親切です。

出身地の紹介・・・ 社内には同じ出身地の方が存在する可能性があります。

プライバシーを尊重しつつ、適度に共有すると良いでしょう。

学歴について・・・ 勤め先には同じ学校出身の先輩がいるかもしれません。

個人情報を考慮しつつ、適切に情報を伝えましょう。

配属予定の部署・・・ もし既に配属先が決まっているなら、その部署名を記入してください。

個性や趣味の紹介・・・ 自己の性格、趣味、得意なことを紹介することで、親近感を持ってもらえます。

仕事への情熱・・・ 実際に担当する業務内容はまだわからないかもしれませんが、情熱を伝えることはできます。

最初の挨拶では、意欲や情熱を前面に出しましょう。

情熱を伝えるあまり、冗長でまとまりのない文にならないよう、要点をおさえ簡潔にまとめることが重要です。

指導へのお願い・・・ 締めくくりとして、これから指導してくださる方々への尊敬の念を込めて、ご指導をお願いする文言を添えると適切です。

新入社員から社内にお送りする挨拶メール:件名の選び方と具体例

まず、社内宛の挨拶メールについて、その作成方法を詳細に解説します。

社内向け挨拶メールの件名に関して

新入社員から社内に向けて送る挨拶メールで好まれる件名の例をいくつかご紹介しましょう。

たとえば、

  • 入社のご挨拶 新入社員○○○○
  • 入社のご挨拶 ○○部 新入社員の○○○○
  • 配属のご挨拶 新入社員○○○○

社内には同じ苗字を持つ方がいるかもしれませんから、フルネームでの記入を推奨します。

社内宛挨拶メールの文例紹介

次に、メール本文の例をご紹介いたします。

○○課長 

はじめまして、本日より貴社に加わりました新入社員の○○○○と申します。

最近、○○大学の○○学部を卒業し、北海道札幌市からこちらに移りました。

社会人として学ぶべきことはまだ多いですが、業務の早期習得と会社への貢献を目指して頑張ります。

色々とご迷惑をお掛けすることもあるかと存じますが、ご指導いただけますようよろしくお願い申し上げます。

新入社員が取引先へ向けて送る挨拶メール!適切な件名と文例

社外の取引先様への挨拶メールに関してお話しいたします。

取引先へのメール件名のポイント

取引先へ挨拶メールを送る際、件名にはご自身の会社名とお名前を入れることが重要です。

例えば、着任のご挨拶 ○○株式会社 新入社員○○○○

取引先宛メールの具体例

取引先宛のメールでは、社内向けメールと違い、詳細な個人情報の共有は控えめにすることが望ましいです。

まだ直接会ったことがない方々への挨拶では、控えめでありながらも好印象を与える内容が理想的です。

詳細な自己紹介は、直接お会いする機会に留めておく方が適切です。

○○○○株式会社 企画部 ○○○○様

いつも深いご厚情をいただき、心より感謝申し上げます。

初めてご連絡をさせていただきます。○○株式会社の○○と申します。

この度、 4月1日付で○○支店の営業部に配属されましたので、ご報告申し上げます。

貴社に対し、より一層の貢献を果たせるよう、精一杯の努力をして参りますので、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

近日中に直接、ご挨拶にお伺いさせていただきたく存じます。

その際には何卒宜しくお願いいたします。

メールでのご挨拶となり恐縮ですが、まずは着任のご挨拶をさせていただきます。

まとめ

取引先への初回の挨拶メールでは、新入社員として余計な事情を持ち込む必要は全くありません。

重要なのは、これまで築いてきた関係を継続し、さらに円滑なものにしていくことです。

そこで、新たに配属されたことを伝える初めての挨拶は、迅速かつ礼儀正しく行うことが推奨されます。

特に社外の取引先への連絡では、新入社員として独断でメールを送るのではなく、必ず上司の同意を得てからにしましょう。

初めてのステップは慎重に、そして落ち着いて踏み出すことが大切です。

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